Как не проехать свою жизнь впустую? Матрица Эйзенхауэра - инструмент управления временем
Но это же не главное. Нет. Главное - то, что за этим роем перекладываемых срочных неважных дел совершенно не остается времени на то, что вы действительно хотите сделать.
- Довести до ума английский? Было записано в планах на 2017-й.
- Подкачаться к лету? К какому лету, уже декабрь.
- Превратить заветную бизнес-идею в четкий план, найти инвесторов, стартовать - и взять наконец свою жизнь в свои руки? Позже, позже, сейчас квартальный отчет писать надо…
Надоело. Нет, не так. НА-ДО-Е-ЛО.
Но это не предрешено. Это решается. Просто нужно использовать правильные инструменты - и быть настойчивым.
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Матрица Эйзенхауэра. Простой квадрат, разделенный на четыре квадрата поменьше. По этим квадратам раскладываются все задачи, стоящие перед вами. И вы видите, как подходить к выполнению каждой.
Стоп, стоп. Давайте обо всем по порядку.
Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?
Берем квадрат. И проводим через его центр две прямые - вертикальную и горизонтальную. Получается как бы крест.
- Горизонтальная линия делит квадрат пополам. Сверху, над ней - важные задачи. Снизу, под ней - неважные. Какие из ваших задач - важные, а какие - нет? Вам лучше знать. Каким человеком вы хотите быть? Представьте. А теперь разберитесь, какие из задач приближают вас к тому, чтобы стать таким - а какие только тратят ваше время. Вот, пожалуйста - важные и неважные задачи.
- Вертикальная линия тоже делит квадрат пополам. Слева от нее - срочные задачи. Снизу, под ней - несрочные.
Итого - четыре маленьких квадрата.
- Важные и срочные дела.
- Важные, но не срочные несрочные дела.
- Не важные, но срочные дела.
- Неважные и несрочные дела.
Окей. А теперь разбираемся, что с ними делать.
Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?
Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра. Срочные и важные
Что делать? Если в этом квадрате есть задачи - выполните их. Прямо сейчас. Если таких задач много и вы физически не успеваете выполнить все - рассмотрите возможность делегирования этих задач, передачи их кому-то другому.
Но цель правильного планирования по квадрату Эйзенхауэра - в том, чтобы не допускать появления задач в этом квадрате. Вообще. Как?
Сейчас разберемся. Откуда берутся задачи в этом квадрате? Только три варианта.
- Переходят из квадрата "важных, но не срочных". Подходит дедлайн по проекту. Времени было много, но вот оно вышло, а в работе еще конь не валялся. Отвлекались, отвлекались - и доотвлекались. Но. Если вы регулярно и своевременно раскидываете задачи по квадрату Эйзенхауэра и выполняете важное вовремя - таких случаев просто не будет.
- Переходят из квадрата "срочных, но не важных". Труба в ванной капала-капала в тазик, но до нее не доходили руки - и вот в один прекрасный день из нее начинает бить струей. Лужа выбирается в прихожую, в дверь колотят мокрые соседи снизу, кот в панике. Логика - похожая. Но здесь стоило не выполнять эту задачу, а делегировать ее. Опять же - если вы раскладывали задачи по квадратам вовремя и следовали этой раскладке, то такого просто не происходит.
- Падают "готовыми". Начальник с выпученными глазами вбегает в ваш кабинет, кричит "Срочно! Мы всё проморгали! Всё рушится!". Вы не сталкивались с этой задачей, пока она была важной, но не срочной. Не могли адекватно отработать ее заранее - потому что просто не знали о ней. Что тут скажешь? выполняем. Но на будущее говорим: "ребята, предупреждайте о важном вовремя". И тогда прилетающие вовремя задачи будут оказываться в других квадратах. И вы сможете обрабатывать их спокойно и адекватно.
Итак, запомнили.
Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно
Именно эти дела мы чаще всего откладываем. Потому что срочные дела первого и третьего квадратов мельтешат перед глазами, призывая действовать - а неважные и несрочные дела четвертого квадрата манят легкодоступностью и расслабленностью.
Тем не менее именно эти дела, важные, но не срочные - самые главные. Именно им следует уделять как можно больше времени. Именно они приводят вас к тому будущему, в котором вы в действительности хотите жить.
Режьте "слонов" на "бифштексы" - то есть раскладывайте огромные задачи, к которым непонятно как подступиться, на выполнимые, финализируемые кусочки. Задачки, каждую из которых будет легко и приятно решить. И выбивайте такие кусочки по одному.
Именно в этой группе - ваш жизненный рост. Не пренебрегайте им.
Но чем же тогда пренебрегать?
О, сейчас мы разберемся, чем можно пренебрегать.
Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно
Задачи, которые вроде как требуют немедленного выполнения - но при этом реально не приближают вас к вашим целям. Причем здесь есть различия по словам "вроде как требуют".
Навязанная срочность
Ненужные, навязанные переговоры и деловые встречи. Бессмысленные письма. Дни рождения в общем-то безразличных вам людей. Это - именно "вроде как требуют". К сожалению, время нашей жизни лимитировано. Все это вроде как знают - но из этого нужно еще и сделать важный вывод.
За вашу жизнь отвечаете только вы. На что расходуется ваше время? Решать - вам. Не кому-то другому, а только вам. А значит - нужно учиться отказывать тем, кто пытается решать за вас. Мягко, спокойно, без обид. Уходить от "воров времени" с навязанной срочностью.
И даже если такие задачи сливаются на вас от руководства - в большинстве случаев можно корректно объяснить их низкую приоритетность. Как?
Будьте спокойны. Перечислите важные задачи, которые сейчас выполняете - и спросите, какие из них можно "подвинуть" ради выполнения этой. Вежливо. Не в смысле "вот сколько всего важного я делаю, а вы тут на меня ерунду какую-то взваливаете" - а в смысле "посоветуйте, в каком порядке мне лучше выполнять данные вами задачи".
В большинстве случаев при такой постановке вопроса неважные задачи будут сдвинуты в конец очереди. А задачи из конца очереди обычно не выполняются никогда - потому что в середину очереди постоянно влезают новые.
Итак - всё просто. Сливаем эти задачи. Они никуда вас не ведут. Они необязательны. Они занимают время, которое достойно лучшего употребления - на решение задач второго квадрата.
Реальная срочность
Но есть и другая подгруппа третьего квадрата.
Дела, которые действительно требуют выполнения. Пресловутая капающая труба требует починки. Да, она еще пока не устраивает вам потопа. Да, ее починка не приближает вас к вашим целям. Но ее придется чинить. Без вариантов.
И таких задач много. Их много в быту, они встречаются в работе (хотя в работе в третьем квадрате чаще оказываются дела с навязанной срочностью). Что с ними делать?
Два варианта выполнения срочных дел
- Делегировать. Вы не чините трубу самостоятельно, а вызываете специалиста. Многие рекомендуют делегировать все задачи третьего квадрата. Да, хотелось бы. Но - к сожалению, в реальности вы вряд ли сможете делегировать вкручивание лампочки в коридоре. Ну кому его делегировать? Однако то, что можно делегировать - делегируйте.
- "Есть по одной лягушке в день". Еще немножко тайм-менеджерского сленга вдогонку к "слонам и бифштексам". Лягушки - это такие вот неважные, но копящиеся и раздражающие задачи, которые всё равно однажды придется делать, но их накопилось уже столько, что даже повернуться в их сторону страшно. Средство - простое. Копируете весь список задач, оказавшихся в третьем квадрате и не поддающихся делегированию или сливанию, в отдельный файлик. Распечатываете. Вешаете на стенку. Каждый день выбиваете одну задачу из этого списка - и вычеркиваете ее. Такая мелочь, в сущности - но вы удивитесь, когда список закончится. А он закончится скоро.
Как видите, это получился самый разнообразный квадрат.
Срочные, но не важные задачи нужно:
- либо игнорировать - если срочность навязана;
- либо делегировать - если есть такая возможность;
- либо выбивать по одной, не позволяя накапливаться - но только не в ущерб основному делу, то есть выполнению задач второго квадрата.
Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи
Хочется сказать простым русским словом, куда должны пойти такие задачи. Но нельзя. Да вы, впрочем, и так поняли, правда?
Это - чистые "воры времени".
- Прокрутка бесконечной ленты в соцсетях.
- Изучение новостей, не имеющих прямого отношения к вам и вашей деятельности.
- Пустая болтовня.
- Телевизор.
Всё это пытается проникнуть в вашу жизнь, прикидываясь отдыхом. Отдых же необходим, правда?
Так вот - эффективность такого отдыха ничтожна. Если сходите в бассейн, сходите на достойное кино, почитаете хорошую книгу - отдохнете намного полнее и улучшите свое тело или свои мозги.
И при этом всё это не будет тратить ваше время так безлимитно, как дела из четвертого квадрата, примеры которых приведены выше.
Дела из четвертого квадрата - посылаем вот туда, на то простое русское слово.
И всё? Какой итог.
И всё. Просто раскидывайте свои дела по квадрату Эйзенхауэра регулярно. Делайте выводы. И следуйте этим выводам. Не ограничивайтесь размышлениями на тему "надо бы".
И вы увидите результат. Вы увидите, как жизнь перестала проедаться - и начала житься.
